Jimani

Verwerkersovereenkomst Jimani

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst tussen Jimani en de zaak die Jimani gebruikt (de hoofdovereenkomst, met de algemene voorwaarden van Jimani). Ze voldoet aan artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Artikel 1. Partijen en rollen

1.1 De zaak die Jimani gebruikt is de verwerkingsverantwoordelijke (hierna: de zaak). De zaak bepaalt waarvoor en hoe de persoonsgegevens van haar gasten, klanten en medewerkers worden verwerkt.

1.2 Jimani is de verwerker (hierna: Jimani). Jimani verwerkt de persoonsgegevens alleen in opdracht van de zaak.

1.3 Begrippen uit de AVG (zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens) hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis als in de AVG.

Artikel 2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

2.1 Onderwerp: Jimani stelt de zaak een online platform ter beschikking voor kassa, reserveringen, webshop, afspraken, tickets, website, betalingen, communicatie met gasten en urenregistratie.

2.2 Aard: opslaan, ordenen, raadplegen, gebruiken, verstrekken via het platform (bijvoorbeeld bevestigingsmails), afschermen en wissen van persoonsgegevens.

2.3 Doel: het leveren van de diensten uit de hoofdovereenkomst. Jimani gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.

2.4 Soorten persoonsgegevens: naam, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer, adres, taal, reserverings- en bestelgegevens, betaalgegevens (zoals betaalmethode en transactienummer, geen volledige kaartnummers), opmerkingen en voorkeuren die een gast zelf invult (zoals dieetwensen), inloggegevens, IP-adressen, en voor medewerkers naam, contactgegevens, rol, gewerkte uren en inloggegevens.

2.5 Categorieen betrokkenen: gasten en klanten van de zaak, contactpersonen van zakelijke klanten, medewerkers en gebruikers van de zaak.

2.6 Bijzondere persoonsgegevens: het platform is daar niet voor bedoeld. Vult een gast zelf gezondheidsinformatie in (zoals een allergie), dan verwerkt Jimani die alleen om de bestelling of reservering uit te voeren.

Artikel 3. Duur

3.1 Deze overeenkomst geldt zolang de hoofdovereenkomst loopt en daarna zolang Jimani nog persoonsgegevens van de zaak verwerkt.

3.2 De zaak gaat akkoord met deze overeenkomst door Jimani te gebruiken. Jimani kan deze overeenkomst wijzigen; een wijziging wordt minstens 30 dagen vooraf gemeld. Een wijziging die de bescherming van persoonsgegevens vermindert, geldt niet zonder instemming van de zaak.

Artikel 4. Instructies van de zaak (art. 28 lid 3 sub a AVG)

4.1 Jimani verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de zaak. De instellingen die de zaak in het platform kiest, en deze overeenkomst, gelden als die instructies. Dit geldt ook voor doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

4.2 Is Jimani wettelijk verplicht om persoonsgegevens anders te verwerken, dan meldt Jimani dat vooraf aan de zaak, tenzij de wet die melding verbiedt.

4.3 Vindt Jimani dat een instructie in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving, dan meldt Jimani dat meteen aan de zaak.

Artikel 5. Geheimhouding (art. 28 lid 3 sub b AVG)

5.1 Jimani zorgt ervoor dat iedereen die onder haar gezag persoonsgegevens kan inzien, tot geheimhouding verplicht is, door een contract of door de wet.

5.2 Medewerkers van Jimani hebben alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun werk, zoals support op verzoek van de zaak, beheer en het oplossen van storingen.

Artikel 6. Beveiliging (art. 28 lid 3 sub c en art. 32 AVG)

6.1 Jimani neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's voor betrokkenen. Daartoe horen in elk geval:

6.2 Jimani kan de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.

Artikel 7. Subverwerkers (art. 28 lid 2 en 4 AVG)

7.1 De zaak geeft Jimani algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat op dashboard.jimani.online/subverwerkers.

7.2 Jimani meldt een nieuwe of andere subverwerker minstens 30 dagen vooraf aan de zaak, per e-mail of in het dashboard. De zaak kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de zaak de hoofdovereenkomst opzeggen voor het deel dat die subverwerker raakt.

7.3 Jimani legt elke subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, in het bijzonder over beveiliging.

7.4 Jimani blijft tegenover de zaak volledig aansprakelijk voor de nakoming door haar subverwerkers.

7.5 Koppelingen die de zaak zelf aanzet (bijvoorbeeld een boekhoudpakket, een salarisverwerker, een eigen mailserver of een agenda) zijn geen subverwerkers van Jimani. Met die partijen sluit de zaak zelf een overeenkomst; Jimani stuurt de gegevens alleen op instructie van de zaak.

Artikel 8. Doorgifte buiten de EER

8.1 Jimani bewaart de gegevens van het platform in de Europese Unie.

8.2 Gaan persoonsgegevens naar een land buiten de EER, dan gebeurt dat alleen met een geldige grondslag uit hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Per subverwerker staat de grondslag op de lijst.

Artikel 9. Rechten van betrokkenen (art. 28 lid 3 sub e AVG)

9.1 Jimani helpt de zaak bij verzoeken van betrokkenen om inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Het platform heeft daarvoor functies: de zaak kan de gegevens van een gast exporteren (JSON) en verwijderen (anonimiseren) vanuit de klantkaart.

9.2 Ontvangt Jimani zelf een verzoek van een betrokkene, dan stuurt Jimani dat binnen 5 werkdagen door aan de zaak en handelt het niet zelf af, tenzij de zaak daarom vraagt.

Artikel 10. Hulp bij de plichten van de zaak (art. 28 lid 3 sub f AVG)

10.1 Jimani helpt de zaak, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die Jimani heeft, bij de beveiliging (art. 32), het melden van inbreuken (art. 33 en 34), een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35) en een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 36).

10.2 Hulp die verder gaat dan wat het platform standaard biedt, kan Jimani tegen het gebruikelijke uurtarief in rekening brengen, na vooraf overleg.

Artikel 11. Inbreuken in verband met persoonsgegevens (art. 33 AVG)

11.1 Jimani meldt een inbreuk die persoonsgegevens van de zaak raakt zonder onredelijke vertraging aan de zaak, en in elk geval binnen 24 uur nadat Jimani ervan op de hoogte is.

11.2 De melding bevat, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de soorten en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, een contactpersoon, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die Jimani heeft genomen of voorstelt. Wat nog niet bekend is, volgt zo snel mogelijk.

11.3 De zaak beslist of zij de inbreuk meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan betrokkenen. Jimani doet zo'n melding niet zelf, tenzij de zaak daarom vraagt of de wet het eist.

Artikel 12. Einde van de overeenkomst: teruggeven en wissen (art. 28 lid 3 sub g AVG)

12.1 Na het einde van de hoofdovereenkomst kan de zaak haar gegevens 30 dagen lang zelf exporteren.

12.2 Daarna wist Jimani de persoonsgegevens van de zaak binnen 90 dagen, ook in de back-ups (die worden in die periode overschreven), tenzij de wet Jimani verplicht ze langer te bewaren. Gegevens die Jimani op grond van de fiscale bewaarplicht moet bewaren, worden afgeschermd en alleen daarvoor gebruikt.

12.3 Op verzoek bevestigt Jimani schriftelijk dat de gegevens gewist zijn.

Artikel 13. Informatie en audits (art. 28 lid 3 sub h AVG)

13.1 Jimani geeft de zaak op verzoek alle informatie die nodig is om aan te tonen dat Jimani deze overeenkomst en artikel 28 AVG nakomt.

13.2 De zaak mag, hooguit eenmaal per jaar en na een melding van minstens 30 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De audit verstoort de dienst niet onnodig. De kosten zijn voor de zaak, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Jimani aantoont.

Artikel 14. Verplichtingen van de zaak

14.1 De zaak zorgt ervoor dat zij de persoonsgegevens rechtmatig verzamelt en aan Jimani laat verwerken, met een geldige grondslag, en dat zij haar gasten informeert (bijvoorbeeld met een privacyverklaring).

14.2 De zaak stelt een bewaartermijn in die past bij haar doel en houdt haar inloggegevens en die van haar medewerkers geheim.

Artikel 15. Aansprakelijkheid

15.1 Voor de aansprakelijkheid geldt wat in de hoofdovereenkomst (de algemene voorwaarden van Jimani) is afgesproken, met inachtneming van artikel 82 AVG.

Artikel 16. Toepasselijk recht

16.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in het arrondissement waar Jimani is gevestigd.

16.2 Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor.

Contact

Vragen over privacy of deze overeenkomst: info@jimani.nl.

Versie 1.0, 14-10-2026